كتبة الملفات
ترتيب المراسلات والبطاقات والفواتير والإيصالات وغيرها من السجلات أبجدياً أو عددياً أو وفقاً لنظام التسجيل المستخدم. تحديد موقع الأوراق وإزالتها من الملف عند الطلب.
عينة من المسميات الوظيفية المبلغ عنها:
كاتب مطالبات, كاتب ملفات, اختصاصي توثيق, كاتب ملف, كاتب تصنيع, موظف السجلات الطبية, مساعد المكتب, كاتب سجلات الشرطة, كاتب السجلات
معلومات خاصة بالمهنة
مهام
- إضافة مادة جديدة لملف السجلات أو القيام بإنشاء سجلات جديدة حسب الضرورة.
- تتبع المواد التي تمت إزالتها من الملفات للتأكد من إعادة الملفات المستعارة.
- جمع المواد التي سيتم إيداعها من الإدارات أو الموظفين.
- فرز أو تصنيف المعلومات وفقًا للإرشادات مثل المحتوى والهدف ومعايير المستخدم والترتيب الزمني والأبجدي أو العددي.
- مسح المواد الواردة أو قراءتها لتحديد كيف وأين يجب تصنيفها أو حفظها.
مهارات تقنية
- برامج البريد الإلكتروني:برنامج البريد الإلكتروني,مايكروسوفت أوتلوك
- برامج نظام الملفات:برنامج الأرشفة الإلكتروني
- برمجيات إدارة الوثائق:أنظمة أدوبي أكروبات
- برمجيات العروض التقديمية:مايكروسوفت باوربوينت
- برمجيات جدول البيانات:مايكروسوفت اكسل
المتطلبات المهنية
أنشطة العمل
- العمل مع أجهزة الكمبيوتر:استخدام أجهزة الكمبيوتر وأنظمة الكمبيوتر (بما في ذلك الأجهزة والبرامج) في البرمجة، أو كتابة البرامج، أو إعداد الوظائف، أو إدخال البيانات، أو معالجة المعلومات.
- تنظيم وتخطيط وتحديد أولويات العمل:تطوير أهداف وخطط محددة لتحديد أولويات عملك وتنظيمه وإنجازه.
- الحصول على المعلومات:مراقبة المعلومات وتلقيها والحصول عليها بأي طريقة أخرى من جميع المصادر ذات الصلة.
- إقامة العلاقات الشخصية والحفاظ عليها:تطوير علاقات عمل بناءة وتعاونية مع الآخرين والحفاظ عليها مع مرور الوقت.
- التواصل مع المشرفين أو الأقران أو المرؤوسين:توفير المعلومات للمشرفين وزملاء العمل والمرؤوسين عبر الهاتف أو في شكل مكتوب أو بالبريد الإلكتروني أو شخصياً.
أنشطة العمل التفصيلية
- إدخال المعلومات إلى قواعد البيانات أو برامج الحاسوب.
- إرفاق معلومات تعريفية بالمنتجات، أو العناصر، أو الحاويات.
- الاحتفاظ بسجلات المخزون.
- البحث في الملفات أو قواعد البيانات أو المواد المرجعية للحصول على المعلومات المطلوبة.
- التحقق من دقة البيانات المالية والمعاملات.
سياق العمل
- الهاتف:100٪ أجابوا "كل يوم"
- داخل المباني، خاضع للرقابة البيئية:68٪ أجابوا "كل يوم"
- البريدالإلكتروني:66٪ أجابوا "كل يوم"
- التقارب المكاني:65٪ أجابوا "قريب قليلاً (على سبيل المثال، مكتب مشترك)"
- أهمية أن تكون متقن أو دقيق:62٪ أجابوا "مهم للغاية"
متطلبات العامل
المهارات
- القدرة على فهم ما يُقرأ:فهم الجمل والفقرات المكتوبة في الوثائق المتعلقة بالعمل.
- الإنصات:إيلاء الاهتمام الكامل لما يقوله الآخرون، وتخصيص الوقت لفهم النقاط التي يتم طرحها، وطرح الأسئلة حسب ما تقتضيه الحاجة، وعدم مقاطعة الآخرين في الأوقات غير المناسبة.
المعرفه
- القدرات الإدارية:الإلمام بالإجراءات والأنظمة الإدارية والمكتبية، مثل معالجة النصوص، وإدارة الملفات والسجلات، والكتابة بالتورية، ونسخ التسجيلات إلى صيغة مكتوبة، والنسخ، وتصميم النماذج، ومصطلحات مكان العمل.
- اللغة الإنكليزية:الإلمام ببنية ومحتوى اللغة الإنجليزية، بما في ذلك معنى الكلمات، والإملاء، وقواعد الكتابة والنحو.
- الحواسيب والإلكترونيات:الإلمام بلوحات الدوائر الإلكترونية، والمعالجات، والرقائق، والمعدات الإلكترونية، وأجهزة وبرامج الحاسوب، بما في ذلك التطبيقات والبرمجة.
- خدمة الزبائن والأشخاص:الإلمام بمبادئ وعمليات تقديم خدمة الزبائن والخدمات الشخصية. يتضمن ذلك تقييم احتياجات العميل وتلبية معايير الجودة للخدمات، وتقييم مستوى رضا العميل.
التعليم
ما مقدار التعليم الذي يحتاجه الموظف الجديد لأداء وظيفة في هذه المهنة؟ قال المستجيبون:
- 40%دبلوم المدرسة الثانوية - أو ما يعادلها (على سبيل المثال، GED)
- 25%درجة الماجستير
- 11%شهادة ما بعد الثانوية - تُمنح للتدريب المكتمل بعد المدرسة الثانوية (على سبيل المثال، في الزراعة أو الموارد الطبيعية أو خدمات الحاسوب، أو الخدمات الشخصية أو الطهي، أو التقنيات الهندسية، أو الرعاية الصحية، أو تجارة البناء، أو تقنيات الميكانيكا والإصلاح، أو الإنتاج الدقيق)
- 10%درجة الزمالة/درجة دبلوم جامعي (أو درجة أخرى مدتها سنتان)
- 7%أقل من شهادة ثانوي
خصائص العامل
القدرات
- القدرة على ترتيب وسلسة المعلومات:القدرة على ترتيب الأشياء أو الإجراءات بترتيب أو نمط معين وفقاً لقاعدة معينة أو مجموعة من القواعد (مثل أنماط الأرقام والحروف والكلمات والصور والعمليات الرياضية).
- الاستيعاب الكتابي:القدرة على قراءة وفهم المعلومات والأفكار المقدمة في الكتابة.
- الرؤية القريبة:القدرة على رؤية التفاصيل من مسافة قريبة (على بعد أقدام قليلة من المراقب).
- مرونة الانتماء للفئات:القدرة على إنشاء أو استخدام مجموعات مختلفة من القواعد لدمج الأشياء أو تجميعها بطرق مختلفة.
- الاستيعاب السمعي:القدرة على الاستماع إلى المعلومات والأفكار المقدمة من خلال الكلمات والجمل المنطوقة وفهمها.
الإهتمامات
- تقليديّ:تنطوي المهن التقليدية بشكل كبير على اتباع إجراءات محددة وروتينية. قد تشتمل هذه المهن على التعامل مع البيانات والتفاصيل أكثر من التعامل مع الأفكار. عادة يَكون هنالك خط واضح من المرجعيات لاتباعها.
- واقعي:غالباً ما تتضمن المهن الواقعية أنشطة متمثلة بالعمل على مشكلات وحلول عملية وتطبيقية. غالباً ما يتعاملون مع النباتات والحيوانات والمواد مثل الخشب والأدوات والآلات. تتطلب العديد من هذه المهن العمل في الخارج، ولا تتطلب الكثير من الأعمال الورقية أو العمل بشكل وثيق مع الآخرين.
- مبادر:غالباً ما تتضمن المهن الريادية بدء المشاريع وتنفيذها. يُمكن أن تتضمن هذه المهن قيادة الأشخاص واتخاذ العديد من القرارات. في بعض الأحيان يحتاجون إلى المخاطرة وغالباً ما يتعاملون مع الأعمال التجارية.
قيم العمل
- الدعم:تُقدم المهن المستوفية للقيم المهنية إدارة داعمة للموظفين. الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل هي سياسات الشركة، والإشراف الفني، والإشراف على العلاقات الإنسانية.
- العلاقات:المهن المستوفية لقيم العمل تسمح للموظفين بتقديم الخدمة للآخرين والعمل مع زملاء العمل في بيئة ودية غير تنافسية. الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل هم أصدقاء العمل والقيم الأخلاقية والخدمة الاجتماعية.
- الاستقلالية:المهن المستوفية للقيم المهنية تسمح للموظفين بالعمل بمفردهم واتخاذ قراراتهم بأنفسهم. الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل هي الإبداع والمسؤولية والاستقلالية.
أساليب العمل
- الانتباه للتفاصيل:تتطلب الوظيفة حِرصاً على التفاصيل، ودقةً إثناء إتمام مهام العمل.
- القدرة على الاعتماد:تتطلب الوظيفة الموثوقية وحس المسؤولية والجدارة والقدرة على إتمام المهام.
- التعاون:تتطلب الوظيفة أن تكون لطيفاً مع الآخرين في الوظيفة، وأن تظهر موقفاً تعاونياً وأخلاقاً طيبة.
- المصداقية:تتطلب الوظيفة أن تكون صادقاً وأخلاقياً.
- الاستقلالية:تتطلب الوظيفة القدرة على تطوير طرقك الخاصة في القيام بالأشياء، مع توجيه النفس ذاتياً، بأقل قدر / أو بدون إشراف، والاعتماد على الذات في إنجاز الأمور.
مزيد من المعلومات
احصل لنفسك على مهارة جديدة
في هذا المسار
مسار1
المهارات التحليلية
اتخاذ القرارات
حياتنا عبارة عن مواقف متكررة من اتخاذ القرار، قد يتعين على الفرد منا أن يتخذ مئات بل قد تصل لآلاف ال...
اقرأ المزيدسلالم
مهارة حل المشكلات
كلُ مشكلةٍ تشبهُ البابَ الكبيرَ، وبالتأكيدِ هناك حلٌ يمثلُ المفتاحَ الصغيرَ الذي يمكنكَ من فتحِهِ بس...
اقرأ المزيدسلالم
مسار2
مجموعة تطبيقات مايكروسوفت
أكسل من مايكروسوفت
هذه الدورة مصممة خصيصاً حتى تصقل مهاراتك المحاسبية على برنامج إكسل، وجعلك محرفاً مهما كان مستواك الح...
اقرأ المزيدفلترد للذكاء الاصطناعي
وورد من مايكروسوفت
برنامج وورد هو أكثر بكثير من مجرد برنامج لكتابة النصوص؛ وهذه الدورة مصممة خصيصاً لتشرح عن مزايا التط...
اقرأ المزيدإنتليزي التعليمية