متخصصو إدارة الوثائق
تنفيذ وإدارة أنظمة إدارة المستندات -على مستوى المؤسسة- والإجراءات ذات الصلة التي تسمح للمؤسسات بالتقاط السجلات والمستندات الإلكترونية، وتخزينها، واسترجاعها، ومشاركتها، وتدميرها.
عينة من المسميات الوظيفية المبلغ عنها:
مدير السجلات التجارية, مهندس تصوير المستندات المعتمد, مدير مراقبة الوثائق, مستشار إدارة الوثائق, مستشار إدارة المحتوى المؤسسيِّ, مدير المحتوى الإلكتروني, محلل أنظمة التسجيل, المستشار في إدارة السجلات والمعلومات, أخصائي إدارة السجلات والمعلومات, مدير السجلات
معلومات خاصة بالمهنة
مهام
- مراقبة النشاط التنظيمي للحفاظ على الامتثال لقوانين إدارة الوثائق والسجلات.
- كتابة أو مراجعة أو تنفيذ خطط لاختبار أنظمة إدارة المستندات الجديدة أو المنشأة.
- البحث في المصادر الإلكترونية مثل قواعد البيانات أو المستودعات، أو المصادر اليدوية للمعلومات.
- استرجاع الأصول الإلكترونية من المستودع لتوزيعها على المستخدمين، وجمعها وإعادتها إلى المستودع إذا لزم الأمر.
- اقتراح توصيات لتحسين قدرات نظام إدارة المحتوى.
مهارات تقنية
- البرمجيات التحليلية أو العلمية:برنامج CAPSYS Capture لالتقاط البيانات والمستندات,برنامج التقاط المستندات الورقية وتحويلها إلى وثائق رقمية EMC Captiva,برمجية تصوير المستندات Microsoft Office Document Imaging,برمجية تصوير المسندات وإدارتها Diamond Vision من Office Gemini,برمجية ImageNow لإدارة محتوى المؤسسات
- برامج اتصالات سطح المكتب:سكايب
- برامج الإدارة المستندة إلى السحابة:برنامج (ويب سفير ام كيو) للمراسلة بين المؤسسات بأمان من شركة آي بي ام
- برامج البريد الإلكتروني:ملاحظات آي بي إم,مايكروسوفت أوتلوك
- برامج مؤتمرات الفيديو:جوجل مييت
المتطلبات المهنية
أنشطة العمل
- العمل مع أجهزة الكمبيوتر:استخدام أجهزة الكمبيوتر وأنظمة الكمبيوتر (بما في ذلك الأجهزة والبرامج) في البرمجة، أو كتابة البرامج، أو إعداد الوظائف، أو إدخال البيانات، أو معالجة المعلومات.
- تقييم المعلومات لتحديد الامتثال للمعايير:استخدام المعلومات ذات الصلة والحكم الفردي لتحديد ما إذا كانت الأحداث أو العمليات تتوافق مع القوانين أو اللوائح أو المعايير.
- التواصل مع المشرفين أو الأقران أو المرؤوسين:توفير المعلومات للمشرفين وزملاء العمل والمرؤوسين عبر الهاتف أو في شكل مكتوب أو بالبريد الإلكتروني أو شخصياً.
- الحصول على المعلومات:مراقبة المعلومات وتلقيها والحصول عليها بأي طريقة أخرى من جميع المصادر ذات الصلة.
- توثيق / تسجيل صوتي للمعلومات:إدخال المعلومات، أو نسخها، أو تسجيلها، أو تخزينها، أو الاحتفاظ بها بشكل مكتوب أو إلكتروني/ مغناطيسي.
أنشطة العمل التفصيلية
- إدارة المستندات؛ لضمان تنظيمها أو دقتها.
- إعداد كتيبات الإرشادات.
- استرجاع المعلومات من المصادر الإلكترونية.
- التوصية بإجراء التغييرات؛ لتحسين الحاسوب أو أنظمة المعلومات.
- تجهيز البيانات للتحليل.
سياق العمل
- البريدالإلكتروني:100٪ أجابوا "كل يوم"
- الهاتف:74٪ أجابوا "كل يوم"
- داخل المباني، خاضع للرقابة البيئية:61٪ أجابوا "كل يوم"
- النقاشات من وجه لوجه:59٪ أجابوا "كل يوم"
- العمل مع الفرق أو المجموعات:56٪ أجابوا "مهم جداً"
متطلبات العامل
المهارات
- القدرة على فهم ما يُقرأ:فهم الجمل والفقرات المكتوبة في الوثائق المتعلقة بالعمل.
- الإنصات:إيلاء الاهتمام الكامل لما يقوله الآخرون، وتخصيص الوقت لفهم النقاط التي يتم طرحها، وطرح الأسئلة حسب ما تقتضيه الحاجة، وعدم مقاطعة الآخرين في الأوقات غير المناسبة.
- التفكير النقدي:استخدام المنطق والاستدلال لتحديد نقاط القوة والضعف في الحلول أو الاستنتاجات أو المناهج البديلة للمشكلات.
- الكتابة:التواصل الفعال كتابياً بما يتناسب مع احتياجات الجمهور.
- المراقبة:مراقبة/ وتقييم أداءك الشخصي، أو أداء غيرك من الأفراد أو المنظمات لإضافة تحسينات أو اتخاذ إجراءات تصحيحية.
المعرفه
- اللغة الإنكليزية:الإلمام ببنية ومحتوى اللغة الإنجليزية، بما في ذلك معنى الكلمات، والإملاء، وقواعد الكتابة والنحو.
- الإدارة والمهام الإدارية:الإلمام بمبادئ الأعمال التجارية والإدارة المتعلقة بالتخطيط الاستراتيجي، وتخصيص الموارد، وصياغة نماذج الموارد البشرية، وتقنيات القيادة، وأساليب الإنتاج، والتنسيق بين الأفراد والموارد.
- الحواسيب والإلكترونيات:الإلمام بلوحات الدوائر الإلكترونية، والمعالجات، والرقائق، والمعدات الإلكترونية، وأجهزة وبرامج الحاسوب، بما في ذلك التطبيقات والبرمجة.
- خدمة الزبائن والأشخاص:الإلمام بمبادئ وعمليات تقديم خدمة الزبائن والخدمات الشخصية. يتضمن ذلك تقييم احتياجات العميل وتلبية معايير الجودة للخدمات، وتقييم مستوى رضا العميل.
- القانون والحكم:الإلمام بالقوانين والأنظمة القانونية وإجراءات المحاكم والسوابق القضائية واللوائح الحكومية والأوامر التنفيذية وقواعد الوكالات والعملية السياسية الديمقراطية.
التعليم
ما مقدار التعليم الذي يحتاجه الموظف الجديد لأداء وظيفة في هذه المهنة؟ قال المستجيبون:
- 60%درجة البكالوريوس
- 15%درجة الماجستير
- 10%درجة الزمالة/درجة دبلوم جامعي (أو درجة أخرى مدتها سنتان)
- 10%شهادة ما بعد البكالوريا - تُمنح لإكمال برنامج دراسي منظم؛ مصمم للأشخاص الذين أكملوا درجة البكالوريا ولكنهم لا يستوفون متطلبات الدرجات الأكاديمية التي تحمل لقب الماجستير.
خصائص العامل
القدرات
- الاستيعاب السمعي:القدرة على الاستماع إلى المعلومات والأفكار المقدمة من خلال الكلمات والجمل المنطوقة وفهمها.
- التعبير اللفظي:القدرة على إيصال المعلومات والأفكار أثناء التحدث حتى يفهمها الآخرون.
- الاستيعاب الكتابي:القدرة على قراءة وفهم المعلومات والأفكار المقدمة في الكتابة.
- التعبير الكتابي:القدرة على إيصال المعلومات والأفكار بالكتابة حتى يفهمها الآخرون.
- القدرة على ترتيب وسلسة المعلومات:القدرة على ترتيب الأشياء أو الإجراءات بترتيب أو نمط معين وفقاً لقاعدة معينة أو مجموعة من القواعد (مثل أنماط الأرقام والحروف والكلمات والصور والعمليات الرياضية).
الإهتمامات
- تقليديّ:تنطوي المهن التقليدية بشكل كبير على اتباع إجراءات محددة وروتينية. قد تشتمل هذه المهن على التعامل مع البيانات والتفاصيل أكثر من التعامل مع الأفكار. عادة يَكون هنالك خط واضح من المرجعيات لاتباعها.
قيم العمل
- الإنجازات:إنَّ المهن المستوفية للقيم المهنية تسمح للموظفين باستخدام قدراتهم بشكل أكبر وتوجههم نحو تحقيق النتائج، ممَّا يمنحهم شعوراً بالإنجاز. أما الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل، تتمثل بالاستفادة من تلك القُدرات والإنجازات.
- الدعم:تُقدم المهن المستوفية للقيم المهنية إدارة داعمة للموظفين. الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل هي سياسات الشركة، والإشراف الفني، والإشراف على العلاقات الإنسانية.
- ظروف العمل:تُوفر المهن المستوفية للقيم المهنية أماناً وظيفياً وظروف عمل جيدة. الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل هي الأنشطة، والتعويضات، والاستقلالية، والأمان الوظيفي، والتنوع، وظروف العمل الجيدة.
أساليب العمل
- الانتباه للتفاصيل:تتطلب الوظيفة حِرصاً على التفاصيل، ودقةً إثناء إتمام مهام العمل.
- المصداقية:تتطلب الوظيفة أن تكون صادقاً وأخلاقياً.
- القدرة على الاعتماد:تتطلب الوظيفة الموثوقية وحس المسؤولية والجدارة والقدرة على إتمام المهام.
- التعاون:تتطلب الوظيفة أن تكون لطيفاً مع الآخرين في الوظيفة، وأن تظهر موقفاً تعاونياً وأخلاقاً طيبة.
- التفكير التحليلي:تتطلب الوظيفة تحليل المعلومات واستخدام المنطق لمعالجة القضايا والمشاكل المتعلقة بالعمل.
مزيد من المعلومات
احصل لنفسك على مهارة جديدة
في هذا المسار
مسار1
المهارات التحليلية
اتخاذ القرارات
حياتنا عبارة عن مواقف متكررة من اتخاذ القرار، قد يتعين على الفرد منا أن يتخذ مئات بل قد تصل لآلاف ال...
اقرأ المزيدسلالم
مهارة حل المشكلات
كلُ مشكلةٍ تشبهُ البابَ الكبيرَ، وبالتأكيدِ هناك حلٌ يمثلُ المفتاحَ الصغيرَ الذي يمكنكَ من فتحِهِ بس...
اقرأ المزيدسلالم
مسار2
مجموعة تطبيقات مايكروسوفت
أكسل من مايكروسوفت
هذه الدورة مصممة خصيصاً حتى تصقل مهاراتك المحاسبية على برنامج إكسل، وجعلك محرفاً مهما كان مستواك الح...
اقرأ المزيدفلترد للذكاء الاصطناعي
وورد من مايكروسوفت
برنامج وورد هو أكثر بكثير من مجرد برنامج لكتابة النصوص؛ وهذه الدورة مصممة خصيصاً لتشرح عن مزايا التط...
اقرأ المزيدإنتليزي التعليمية