الأمناء التنفيذيون والمساعدون الإداريون التنفيذيون
تقديم دعم إداري عالي المستوى من خلال إجراء البحوث، وإعداد التقارير الإحصائية، والتعامل مع طلبات المعلومات، بالإضافة إلى أداء الوظائف الإدارية الروتينية مثل إعداد المراسلات، واستقبال الزوار، وترتيب المكالمات الجماعية، وجدولة الاجتماعات. يمكن القيام أيضاً بتدريب موظفي الأعمال المكتبية الأدنى مستوى و الإشراف عليهم.
عينة من المسميات الوظيفية المبلغ عنها:
مساعد إداري, مساعد إداري, معاون إداري, المنسق الإداري, سكرتير إداري, أخصائي إداري, مساعد إداري تنفيذي, مساعد تنفيذي, سكرتير تنفيذي, مساعد المكتب
معلومات خاصة بالمهنة
مهام
- إدارة وتابعة جداول المديرين التنفيذيين.
- إعداد الفواتير، والتقارير، والمذكرات، والخطابات، والبيانات المالية، والمستندات الأخرى، باستخدام معالجة النصوص، أو جداول البيانات، أو قواعد البيانات، أو برامج العروض التقديمية.
- قراءة وتحليل المذكرات والتقارير الواردة لتحديد أهميتها والتخطيط لتوزيعها.
- فتح وفرز وتوزيع المراسلات الواردة، بما في ذلك رسائل الفاكس والبريد الإلكتروني.
- تنضيد واسترداد مستندات الشركة وسجلاتها وتقاريرها.
مهارات تقنية
- استرجاع المعلومات أو برامج البحث:ليكسيس نيكسيس
- البرمجيات التحليلية أو العلمية:نظام التخطيط والتقدير بمساعدة المعرفة,نظام (فيب بلان) للتخطيط والتقدير القائم على الهندسة من (ميكرو استميتنغ),برنامج تقدير التكلفة والاقتباس وتخطيط العمليات من أنظمة (MTI)
- برامج اتصالات سطح المكتب:إيكو,بارينت سكوير
- برامج البريد الإلكتروني:ملاحظات آي بي إم,مايكروسوفت أوتلوك
- برامج عقد المؤتمرات عبر الشبكة:لوقملن قوتومييتينج,مايكروسوفت اوفيس شير بوينت سيرفر,برنامج تفاعل Slido
المتطلبات المهنية
أنشطة العمل
- التواصل مع المشرفين أو الأقران أو المرؤوسين:توفير المعلومات للمشرفين وزملاء العمل والمرؤوسين عبر الهاتف أو في شكل مكتوب أو بالبريد الإلكتروني أو شخصياً.
- إقامة العلاقات الشخصية والحفاظ عليها:تطوير علاقات عمل بناءة وتعاونية مع الآخرين والحفاظ عليها مع مرور الوقت.
- الحصول على المعلومات:مراقبة المعلومات وتلقيها والحصول عليها بأي طريقة أخرى من جميع المصادر ذات الصلة.
- تنظيم وتخطيط وتحديد أولويات العمل:تطوير أهداف وخطط محددة لتحديد أولويات عملك وتنظيمه وإنجازه.
- التواصل مع أشخاص خارج المنظمة:التواصل مع الأشخاص خارج المنظمة، وتمثيل المنظمة للعملاء والجمهور والحكومة ومصادر خارجية أخرى. يمكن تبادل هذه المعلومات شخصياً أو كتابياً أو عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني.
أنشطة العمل التفصيلية
- أداء المهام الإدارية أو المكتبية.
- إجراء ترتيبات السفر أو الإقامة أو الترفيه للآخرين.
- إدارة الأعمال المكتبية والإدارية.
- إصدار أوامر شراء المواد أو الإمدادات أو المعدات.
- إعداد البحوث أو التقارير التقنية.
سياق العمل
- الهاتف:99٪ أجابوا "كل يوم"
- البريدالإلكتروني:97٪ أجابوا "كل يوم"
- الاحتكاك بالآخرين:80٪ أجابوا "التواصل مع الآخرين بشكل دائم"
- داخل المباني، خاضع للرقابة البيئية:80٪ أجابوا "كل يوم"
- العمل مع الفرق أو المجموعات:76٪ أجابوا "مهم للغاية"
متطلبات العامل
المهارات
- الإنصات:إيلاء الاهتمام الكامل لما يقوله الآخرون، وتخصيص الوقت لفهم النقاط التي يتم طرحها، وطرح الأسئلة حسب ما تقتضيه الحاجة، وعدم مقاطعة الآخرين في الأوقات غير المناسبة.
- القدرة على فهم ما يُقرأ:فهم الجمل والفقرات المكتوبة في الوثائق المتعلقة بالعمل.
- التحدث:التحدث مع الآخرين لنقل المعلومات بشكل فعال.
- الكتابة:التواصل الفعال كتابياً بما يتناسب مع احتياجات الجمهور.
- توجيه الخدمات:البحث بفاعلية عن طرق لمساعدة الناس.
المعرفه
- القدرات الإدارية:الإلمام بالإجراءات والأنظمة الإدارية والمكتبية، مثل معالجة النصوص، وإدارة الملفات والسجلات، والكتابة بالتورية، ونسخ التسجيلات إلى صيغة مكتوبة، والنسخ، وتصميم النماذج، ومصطلحات مكان العمل.
- اللغة الإنكليزية:الإلمام ببنية ومحتوى اللغة الإنجليزية، بما في ذلك معنى الكلمات، والإملاء، وقواعد الكتابة والنحو.
- خدمة الزبائن والأشخاص:الإلمام بمبادئ وعمليات تقديم خدمة الزبائن والخدمات الشخصية. يتضمن ذلك تقييم احتياجات العميل وتلبية معايير الجودة للخدمات، وتقييم مستوى رضا العميل.
- الحواسيب والإلكترونيات:الإلمام بلوحات الدوائر الإلكترونية، والمعالجات، والرقائق، والمعدات الإلكترونية، وأجهزة وبرامج الحاسوب، بما في ذلك التطبيقات والبرمجة.
- الإدارة والمهام الإدارية:الإلمام بمبادئ الأعمال التجارية والإدارة المتعلقة بالتخطيط الاستراتيجي، وتخصيص الموارد، وصياغة نماذج الموارد البشرية، وتقنيات القيادة، وأساليب الإنتاج، والتنسيق بين الأفراد والموارد.
التعليم
ما مقدار التعليم الذي يحتاجه الموظف الجديد لأداء وظيفة في هذه المهنة؟ قال المستجيبون:
- 34%درجة الزمالة/درجة دبلوم جامعي (أو درجة أخرى مدتها سنتان)
- 24%دبلوم المدرسة الثانوية - أو ما يعادلها (على سبيل المثال، GED)
- 21%بعض مقررات الكلية الدراسية
- 12%درجة البكالوريوس
خصائص العامل
القدرات
- الاستيعاب السمعي:القدرة على الاستماع إلى المعلومات والأفكار المقدمة من خلال الكلمات والجمل المنطوقة وفهمها.
- الاستيعاب الكتابي:القدرة على قراءة وفهم المعلومات والأفكار المقدمة في الكتابة.
- التعبير الكتابي:القدرة على إيصال المعلومات والأفكار بالكتابة حتى يفهمها الآخرون.
- التعبير اللفظي:القدرة على إيصال المعلومات والأفكار أثناء التحدث حتى يفهمها الآخرون.
- القدرة على تمييز الكلام:القدرة على تحديد وفهم كلام شخص آخر.
الإهتمامات
- تقليديّ:تنطوي المهن التقليدية بشكل كبير على اتباع إجراءات محددة وروتينية. قد تشتمل هذه المهن على التعامل مع البيانات والتفاصيل أكثر من التعامل مع الأفكار. عادة يَكون هنالك خط واضح من المرجعيات لاتباعها.
- مبادر:غالباً ما تتضمن المهن الريادية بدء المشاريع وتنفيذها. يُمكن أن تتضمن هذه المهن قيادة الأشخاص واتخاذ العديد من القرارات. في بعض الأحيان يحتاجون إلى المخاطرة وغالباً ما يتعاملون مع الأعمال التجارية.
قيم العمل
- العلاقات:المهن المستوفية لقيم العمل تسمح للموظفين بتقديم الخدمة للآخرين والعمل مع زملاء العمل في بيئة ودية غير تنافسية. الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل هم أصدقاء العمل والقيم الأخلاقية والخدمة الاجتماعية.
- الدعم:تُقدم المهن المستوفية للقيم المهنية إدارة داعمة للموظفين. الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل هي سياسات الشركة، والإشراف الفني، والإشراف على العلاقات الإنسانية.
- ظروف العمل:تُوفر المهن المستوفية للقيم المهنية أماناً وظيفياً وظروف عمل جيدة. الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل هي الأنشطة، والتعويضات، والاستقلالية، والأمان الوظيفي، والتنوع، وظروف العمل الجيدة.
أساليب العمل
- الانتباه للتفاصيل:تتطلب الوظيفة حِرصاً على التفاصيل، ودقةً إثناء إتمام مهام العمل.
- المصداقية:تتطلب الوظيفة أن تكون صادقاً وأخلاقياً.
- القدرة على الاعتماد:تتطلب الوظيفة الموثوقية وحس المسؤولية والجدارة والقدرة على إتمام المهام.
- التعاون:تتطلب الوظيفة أن تكون لطيفاً مع الآخرين في الوظيفة، وأن تظهر موقفاً تعاونياً وأخلاقاً طيبة.
- التكيف والمرونة:تتطلب الوظيفة انفتاحاً على التغييرات (الإيجابية أو السلبية) وقبول التنوع بشكل لا بأس به في مكان العمل.
احصل لنفسك على مهارة جديدة
في هذا المسار
مسار1
المهارات التحليلية
اتخاذ القرارات
حياتنا عبارة عن مواقف متكررة من اتخاذ القرار، قد يتعين على الفرد منا أن يتخذ مئات بل قد تصل لآلاف ال...
اقرأ المزيدسلالم
مهارة حل المشكلات
كلُ مشكلةٍ تشبهُ البابَ الكبيرَ، وبالتأكيدِ هناك حلٌ يمثلُ المفتاحَ الصغيرَ الذي يمكنكَ من فتحِهِ بس...
اقرأ المزيدسلالم
مسار2
مجموعة تطبيقات مايكروسوفت
أكسل من مايكروسوفت
هذه الدورة مصممة خصيصاً حتى تصقل مهاراتك المحاسبية على برنامج إكسل، وجعلك محرفاً مهما كان مستواك الح...
اقرأ المزيدفلترد للذكاء الاصطناعي
وورد من مايكروسوفت
برنامج وورد هو أكثر بكثير من مجرد برنامج لكتابة النصوص؛ وهذه الدورة مصممة خصيصاً لتشرح عن مزايا التط...
اقرأ المزيدإنتليزي التعليمية