الأمناء والمساعدون الإداريون، باستثناء القانونيين والطبيين والتنفيذيين
أداء الوظائف الإدارية الروتينية مثل صياغة المراسلات، وجدولة المواعيد، وتنظيم وحفظ الملفات الورقية والإلكترونية، أو تقديم المعلومات للمتصلين.
عينة من المسميات الوظيفية المبلغ عنها:
مساعد إداري, كاتب إداري, سكرتير إداري, أخصائي إداري, مساعد الدعم الإداري, فني إداري, سكرتير القسم, مساعد المكتب, سكرتير, مساعد موظفين
معلومات خاصة بالمهنة
مهام
- الرد على المكالمات الهاتفية و تقديم المعلومات للمتصلين أو تلقي الرسائل أو تحويل المكالمات إلى الأفراد المختصين.
- الترحيب بالزوار أو المتصلين والتعامل مع استفساراتهم أو توجيههم إلى الأشخاص المناسبين حسب احتياجاتهم.
- تحديد موقع الملفات المناسبة وإرفاقها بالمراسلات الواردة التي تتطلب ردوداً.
- فتح وقراءة وتوجيه وتوزيع البريد الوارد أو المواد الأخرى والإجابة على الرسائل الروتينية.
- تعبئة الاستمارات وفقاً لإجراءات الشركة.
مهارات تقنية
- استرجاع المعلومات أو برامج البحث:ليكسيس نيكسيس
- البرمجيات التحليلية أو العلمية:آي بي أم إس بي إس إس للإحصائيات,برنامج ميني تاب,البرمجيات الإحصائية ساس
- برامج اتصالات سطح المكتب:برنامج كلاس دوجو,سكايب
- برامج الإدارة المستندة إلى السحابة:آي بي ام ويبسفير
- برامج البريد الإلكتروني:ملاحظات آي بي إم,مايكروسوفت إكستشينج سيرفر,مايكروسوفت أوتلوك
المتطلبات المهنية
أنشطة العمل
- العمل مع أجهزة الكمبيوتر:استخدام أجهزة الكمبيوتر وأنظمة الكمبيوتر (بما في ذلك الأجهزة والبرامج) في البرمجة، أو كتابة البرامج، أو إعداد الوظائف، أو إدخال البيانات، أو معالجة المعلومات.
- التواصل مع المشرفين أو الأقران أو المرؤوسين:توفير المعلومات للمشرفين وزملاء العمل والمرؤوسين عبر الهاتف أو في شكل مكتوب أو بالبريد الإلكتروني أو شخصياً.
- الحصول على المعلومات:مراقبة المعلومات وتلقيها والحصول عليها بأي طريقة أخرى من جميع المصادر ذات الصلة.
- أداء الأنشطة الإدارية:أداء المهام الإدارية اليومية مثل الاحتفاظ بملفات المعلومات ومعالجة الأعمال الورقية.
- تنظيم وتخطيط وتحديد أولويات العمل:تطوير أهداف وخطط محددة لتحديد أولويات عملك وتنظيمه وإنجازه.
أنشطة العمل التفصيلية
- إجراء ترتيبات السفر أو الإقامة أو الترفيه للآخرين.
- إحالة العملاء إلى الموظفين المناسبين.
- إدارة الأعمال المكتبية والإدارية.
- إدخال المعلومات إلى قواعد البيانات أو برامج الحاسوب.
- إرسال المعلومات، أو المواد، أو الوثائق.
سياق العمل
- الهاتف:93٪ أجابوا "كل يوم"
- البريدالإلكتروني:93٪ أجابوا "كل يوم"
- الاحتكاك بالآخرين:87٪ أجابوا "التواصل مع الآخرين بشكل دائم"
- النقاشات من وجه لوجه:79٪ أجابوا "كل يوم"
- داخل المباني، خاضع للرقابة البيئية:74٪ أجابوا "كل يوم"
متطلبات العامل
المهارات
- الإنصات:إيلاء الاهتمام الكامل لما يقوله الآخرون، وتخصيص الوقت لفهم النقاط التي يتم طرحها، وطرح الأسئلة حسب ما تقتضيه الحاجة، وعدم مقاطعة الآخرين في الأوقات غير المناسبة.
- التحدث:التحدث مع الآخرين لنقل المعلومات بشكل فعال.
- القدرة على فهم ما يُقرأ:فهم الجمل والفقرات المكتوبة في الوثائق المتعلقة بالعمل.
- الكتابة:التواصل الفعال كتابياً بما يتناسب مع احتياجات الجمهور.
- إدارة الوقت:إدارة الفرد لوقته ووقت الآخرين.
المعرفه
- القدرات الإدارية:الإلمام بالإجراءات والأنظمة الإدارية والمكتبية، مثل معالجة النصوص، وإدارة الملفات والسجلات، والكتابة بالتورية، ونسخ التسجيلات إلى صيغة مكتوبة، والنسخ، وتصميم النماذج، ومصطلحات مكان العمل.
- اللغة الإنكليزية:الإلمام ببنية ومحتوى اللغة الإنجليزية، بما في ذلك معنى الكلمات، والإملاء، وقواعد الكتابة والنحو.
- الحواسيب والإلكترونيات:الإلمام بلوحات الدوائر الإلكترونية، والمعالجات، والرقائق، والمعدات الإلكترونية، وأجهزة وبرامج الحاسوب، بما في ذلك التطبيقات والبرمجة.
- خدمة الزبائن والأشخاص:الإلمام بمبادئ وعمليات تقديم خدمة الزبائن والخدمات الشخصية. يتضمن ذلك تقييم احتياجات العميل وتلبية معايير الجودة للخدمات، وتقييم مستوى رضا العميل.
- الإدارة والمهام الإدارية:الإلمام بمبادئ الأعمال التجارية والإدارة المتعلقة بالتخطيط الاستراتيجي، وتخصيص الموارد، وصياغة نماذج الموارد البشرية، وتقنيات القيادة، وأساليب الإنتاج، والتنسيق بين الأفراد والموارد.
التعليم
ما مقدار التعليم الذي يحتاجه الموظف الجديد لأداء وظيفة في هذه المهنة؟ قال المستجيبون:
- 50%دبلوم المدرسة الثانوية - أو ما يعادلها (على سبيل المثال، GED)
- 22%درجة الزمالة/درجة دبلوم جامعي (أو درجة أخرى مدتها سنتان)
- 11%درجة البكالوريوس
- 10%بعض مقررات الكلية الدراسية
خصائص العامل
القدرات
- الاستيعاب السمعي:القدرة على الاستماع إلى المعلومات والأفكار المقدمة من خلال الكلمات والجمل المنطوقة وفهمها.
- الاستيعاب الكتابي:القدرة على قراءة وفهم المعلومات والأفكار المقدمة في الكتابة.
- التعبير الكتابي:القدرة على إيصال المعلومات والأفكار بالكتابة حتى يفهمها الآخرون.
- التعبير اللفظي:القدرة على إيصال المعلومات والأفكار أثناء التحدث حتى يفهمها الآخرون.
- الرؤية القريبة:القدرة على رؤية التفاصيل من مسافة قريبة (على بعد أقدام قليلة من المراقب).
الإهتمامات
- تقليديّ:تنطوي المهن التقليدية بشكل كبير على اتباع إجراءات محددة وروتينية. قد تشتمل هذه المهن على التعامل مع البيانات والتفاصيل أكثر من التعامل مع الأفكار. عادة يَكون هنالك خط واضح من المرجعيات لاتباعها.
- مبادر:غالباً ما تتضمن المهن الريادية بدء المشاريع وتنفيذها. يُمكن أن تتضمن هذه المهن قيادة الأشخاص واتخاذ العديد من القرارات. في بعض الأحيان يحتاجون إلى المخاطرة وغالباً ما يتعاملون مع الأعمال التجارية.
قيم العمل
- الدعم:تُقدم المهن المستوفية للقيم المهنية إدارة داعمة للموظفين. الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل هي سياسات الشركة، والإشراف الفني، والإشراف على العلاقات الإنسانية.
- العلاقات:المهن المستوفية لقيم العمل تسمح للموظفين بتقديم الخدمة للآخرين والعمل مع زملاء العمل في بيئة ودية غير تنافسية. الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل هم أصدقاء العمل والقيم الأخلاقية والخدمة الاجتماعية.
- ظروف العمل:تُوفر المهن المستوفية للقيم المهنية أماناً وظيفياً وظروف عمل جيدة. الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل هي الأنشطة، والتعويضات، والاستقلالية، والأمان الوظيفي، والتنوع، وظروف العمل الجيدة.
أساليب العمل
- الانتباه للتفاصيل:تتطلب الوظيفة حِرصاً على التفاصيل، ودقةً إثناء إتمام مهام العمل.
- المصداقية:تتطلب الوظيفة أن تكون صادقاً وأخلاقياً.
- التعاون:تتطلب الوظيفة أن تكون لطيفاً مع الآخرين في الوظيفة، وأن تظهر موقفاً تعاونياً وأخلاقاً طيبة.
- القدرة على الاعتماد:تتطلب الوظيفة الموثوقية وحس المسؤولية والجدارة والقدرة على إتمام المهام.
- الاهتمام بالآخرين:تتطلب الوظيفة أن تكون حساساً لاحتياجات الآخرين ومشاعرهم، وأن تكون متفهماً ومقدماً للعون في الوظيفة.
احصل لنفسك على مهارة جديدة
في هذا المسار
مسار1
المهارات التحليلية
اتخاذ القرارات
حياتنا عبارة عن مواقف متكررة من اتخاذ القرار، قد يتعين على الفرد منا أن يتخذ مئات بل قد تصل لآلاف ال...
اقرأ المزيدسلالم
مهارة حل المشكلات
كلُ مشكلةٍ تشبهُ البابَ الكبيرَ، وبالتأكيدِ هناك حلٌ يمثلُ المفتاحَ الصغيرَ الذي يمكنكَ من فتحِهِ بس...
اقرأ المزيدسلالم
مسار2
مجموعة تطبيقات مايكروسوفت
أكسل من مايكروسوفت
هذه الدورة مصممة خصيصاً حتى تصقل مهاراتك المحاسبية على برنامج إكسل، وجعلك محرفاً مهما كان مستواك الح...
اقرأ المزيدفلترد للذكاء الاصطناعي
وورد من مايكروسوفت
برنامج وورد هو أكثر بكثير من مجرد برنامج لكتابة النصوص؛ وهذه الدورة مصممة خصيصاً لتشرح عن مزايا التط...
اقرأ المزيدإنتليزي التعليمية