موظفو الاستقبال والمعلومات
الرد على الاستفسارات وتقديم المعلومات لعامة الناس والعملاء والزوار والأطراف المهتمة الأخرى فيما يتعلق بالأنشطة التي يتم إجراؤها في المؤسسة ومواقع الإدارات والمكاتب والموظفين داخل المنظمة.
عينة من المسميات الوظيفية المبلغ عنها:
كاتب متخصص, موظف الاستقبال, موظف استقبال, ممثل خدمة الأعضاء, مساعد المكتب, موظف الاستقبال, مجدول
معلومات خاصة بالمهنة
مهام
- تشغيل لوحة مفاتيح الهاتف للرد أو فحص المكالمات وتوجيهها وتوفير المعلومات وتلقي الرسائل أو تحديد المواعيد.
- تلقي المدفوعات وإيصالات التسجيل للخدمات.
- أداء مهام الدعم الإداري مثل تصحيح التجارب المطبعية ونسخ المعلومات المكتوبة بخط اليد وتشغيل الآلات الحاسبة أو الحواسيب للعمل بسجلات الأجور والفواتير والميزانيات العمومية أو المستندات الأخرى.
- تحية الأشخاص الذين يدخلون المؤسسة وتحديد طبيعة الزيارة والغرض منها وتوجيههم أو مرافقتهم إلى وجهات محددة.
- الاستماع إلى شكاوى العملاء أو الجمهور وحلها.
مهارات تقنية
- برامج البريد الإلكتروني:برنامج البريد الإلكتروني,ملاحظات آي بي إم,مايكروسوفت أوتلوك
- برامج عقد المؤتمرات عبر الشبكة:مايكروسوفت اوفيس شير بوينت سيرفر
- برامج متصفح الإنترنت:برنامج متصفح الويب
- برمجيات إدارة الوثائق:برنامج نظام الملفات
- برمجيات العروض التقديمية:مايكروسوفت باوربوينت
المتطلبات المهنية
أنشطة العمل
- العمل مع أجهزة الكمبيوتر:استخدام أجهزة الكمبيوتر وأنظمة الكمبيوتر (بما في ذلك الأجهزة والبرامج) في البرمجة، أو كتابة البرامج، أو إعداد الوظائف، أو إدخال البيانات، أو معالجة المعلومات.
- أداء الأنشطة الإدارية:أداء المهام الإدارية اليومية مثل الاحتفاظ بملفات المعلومات ومعالجة الأعمال الورقية.
- الأداء أو العمل مباشرة مع الجمهور:تقديم الأداء للناس أو التعامل مباشرة مع الجمهور. ويشمل ذلك خدمة العملاء في المطاعم والمتاجر، واستقبال العملاء أو الضيوف.
- الحصول على المعلومات:مراقبة المعلومات وتلقيها والحصول عليها بأي طريقة أخرى من جميع المصادر ذات الصلة.
- التواصل مع المشرفين أو الأقران أو المرؤوسين:توفير المعلومات للمشرفين وزملاء العمل والمرؤوسين عبر الهاتف أو في شكل مكتوب أو بالبريد الإلكتروني أو شخصياً.
أنشطة العمل التفصيلية
- إرسال المعلومات، أو المواد، أو الوثائق.
- إصدار أوامر شراء المواد أو الإمدادات أو المعدات.
- ارشاد الزبائن في الجولات.
- الاستجابة لمشاكل وشكاوي العملاء.
- الرد على الهواتف لتحويل المكالمات أو تقديم المعلومات.
سياق العمل
- الاحتكاك بالآخرين:98٪ أجابوا "التواصل مع الآخرين بشكل دائم"
- داخل المباني، خاضع للرقابة البيئية:95٪ أجابوا "كل يوم"
- الهاتف:94٪ أجابوا "كل يوم"
- النقاشات من وجه لوجه:91٪ أجابوا "كل يوم"
- البريدالإلكتروني:84٪ أجابوا "كل يوم"
متطلبات العامل
المهارات
- الإنصات:إيلاء الاهتمام الكامل لما يقوله الآخرون، وتخصيص الوقت لفهم النقاط التي يتم طرحها، وطرح الأسئلة حسب ما تقتضيه الحاجة، وعدم مقاطعة الآخرين في الأوقات غير المناسبة.
- التحدث:التحدث مع الآخرين لنقل المعلومات بشكل فعال.
- توجيه الخدمات:البحث بفاعلية عن طرق لمساعدة الناس.
- التفكير النقدي:استخدام المنطق والاستدلال لتحديد نقاط القوة والضعف في الحلول أو الاستنتاجات أو المناهج البديلة للمشكلات.
- القدرة على فهم ما يُقرأ:فهم الجمل والفقرات المكتوبة في الوثائق المتعلقة بالعمل.
المعرفه
- القدرات الإدارية:الإلمام بالإجراءات والأنظمة الإدارية والمكتبية، مثل معالجة النصوص، وإدارة الملفات والسجلات، والكتابة بالتورية، ونسخ التسجيلات إلى صيغة مكتوبة، والنسخ، وتصميم النماذج، ومصطلحات مكان العمل.
- خدمة الزبائن والأشخاص:الإلمام بمبادئ وعمليات تقديم خدمة الزبائن والخدمات الشخصية. يتضمن ذلك تقييم احتياجات العميل وتلبية معايير الجودة للخدمات، وتقييم مستوى رضا العميل.
- اللغة الإنكليزية:الإلمام ببنية ومحتوى اللغة الإنجليزية، بما في ذلك معنى الكلمات، والإملاء، وقواعد الكتابة والنحو.
- الحواسيب والإلكترونيات:الإلمام بلوحات الدوائر الإلكترونية، والمعالجات، والرقائق، والمعدات الإلكترونية، وأجهزة وبرامج الحاسوب، بما في ذلك التطبيقات والبرمجة.
التعليم
ما مقدار التعليم الذي يحتاجه الموظف الجديد لأداء وظيفة في هذه المهنة؟ قال المستجيبون:
- 67%دبلوم المدرسة الثانوية - أو ما يعادلها (على سبيل المثال، GED)
- 15%درجة الزمالة/درجة دبلوم جامعي (أو درجة أخرى مدتها سنتان)
- 7%بعض مقررات الكلية الدراسية
خصائص العامل
القدرات
- الاستيعاب السمعي:القدرة على الاستماع إلى المعلومات والأفكار المقدمة من خلال الكلمات والجمل المنطوقة وفهمها.
- التعبير اللفظي:القدرة على إيصال المعلومات والأفكار أثناء التحدث حتى يفهمها الآخرون.
- القدرة على تمييز الكلام:القدرة على تحديد وفهم كلام شخص آخر.
- الوضوح في الكلام / التحدث:القدرة على التحدث بوضوح حتى يتمكن الآخرون من فهمك.
- الاستيعاب الكتابي:القدرة على قراءة وفهم المعلومات والأفكار المقدمة في الكتابة.
الإهتمامات
- تقليديّ:تنطوي المهن التقليدية بشكل كبير على اتباع إجراءات محددة وروتينية. قد تشتمل هذه المهن على التعامل مع البيانات والتفاصيل أكثر من التعامل مع الأفكار. عادة يَكون هنالك خط واضح من المرجعيات لاتباعها.
- مبادر:غالباً ما تتضمن المهن الريادية بدء المشاريع وتنفيذها. يُمكن أن تتضمن هذه المهن قيادة الأشخاص واتخاذ العديد من القرارات. في بعض الأحيان يحتاجون إلى المخاطرة وغالباً ما يتعاملون مع الأعمال التجارية.
- اجتماعيّ:غالباً ما تتضمن المهن الاجتماعية العمل مع الناس، والتواصل معهم، وتعليمهم. غالباً ما تتضمن هذه المهن المساعدة أو تقديم الخدمة للآخرين.
قيم العمل
- العلاقات:المهن المستوفية لقيم العمل تسمح للموظفين بتقديم الخدمة للآخرين والعمل مع زملاء العمل في بيئة ودية غير تنافسية. الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل هم أصدقاء العمل والقيم الأخلاقية والخدمة الاجتماعية.
- الدعم:تُقدم المهن المستوفية للقيم المهنية إدارة داعمة للموظفين. الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل هي سياسات الشركة، والإشراف الفني، والإشراف على العلاقات الإنسانية.
- الإنجازات:إنَّ المهن المستوفية للقيم المهنية تسمح للموظفين باستخدام قدراتهم بشكل أكبر وتوجههم نحو تحقيق النتائج، ممَّا يمنحهم شعوراً بالإنجاز. أما الاحتياجات التي سيتم الحصول عليها بالمقابل، تتمثل بالاستفادة من تلك القُدرات والإنجازات.
أساليب العمل
- التعاون:تتطلب الوظيفة أن تكون لطيفاً مع الآخرين في الوظيفة، وأن تظهر موقفاً تعاونياً وأخلاقاً طيبة.
- القدرة على الاعتماد:تتطلب الوظيفة الموثوقية وحس المسؤولية والجدارة والقدرة على إتمام المهام.
- الانتباه للتفاصيل:تتطلب الوظيفة حِرصاً على التفاصيل، ودقةً إثناء إتمام مهام العمل.
- المصداقية:تتطلب الوظيفة أن تكون صادقاً وأخلاقياً.
- السيطرة على النفس:تتطلب الوظيفة المحافظة على الهدوء، والتحكم في المشاعر، والسيطرة على الغضب، وتجنب السلوك العدواني حتى في المواقف المعقدة للغاية.
احصل لنفسك على مهارة جديدة
في هذا المسار
مسار1
المهارات التحليلية
اتخاذ القرارات
حياتنا عبارة عن مواقف متكررة من اتخاذ القرار، قد يتعين على الفرد منا أن يتخذ مئات بل قد تصل لآلاف ال...
اقرأ المزيدسلالم
مهارة حل المشكلات
كلُ مشكلةٍ تشبهُ البابَ الكبيرَ، وبالتأكيدِ هناك حلٌ يمثلُ المفتاحَ الصغيرَ الذي يمكنكَ من فتحِهِ بس...
اقرأ المزيدسلالم
مسار2
مجموعة تطبيقات مايكروسوفت
أكسل من مايكروسوفت
هذه الدورة مصممة خصيصاً حتى تصقل مهاراتك المحاسبية على برنامج إكسل، وجعلك محرفاً مهما كان مستواك الح...
اقرأ المزيدفلترد للذكاء الاصطناعي
وورد من مايكروسوفت
برنامج وورد هو أكثر بكثير من مجرد برنامج لكتابة النصوص؛ وهذه الدورة مصممة خصيصاً لتشرح عن مزايا التط...
اقرأ المزيدإنتليزي التعليمية